E-Vergabe: Download der gesamten Vergabeunterlagen muss gewährt werden!

Die Vergabekammer Bund hat in ihrem Beschluss vom 11.11.2017 – VK 2-128/17 nochmals klargestellt, dass Vergabeunterlagen vollständig zum Download bereitstehen müssen. Ein Verweis auf externe Quellen reicht nicht aus.

Ein Auftraggeber hatte einen Rahmenvertrag über Gebäude- und Glasflächenreinigungsarbeiten europaweit im offenen Verfahren ausgeschrieben. Die Vergabeunterlagen wurden online bereitgestellt. Teil der online verfügbaren Unterlagen war auch ein „Merkblatt für den Bieter“, in welchem der Auftraggeber eine Kalkulationsvorgabe formulierte und unter anderem dabei angab, dass auf einem gesonderten Blatt die Kalkulation des Bieters nach dem Muster des Handbuchs der Gebäudereinigung des Bundesinnungsverbandes Gebäudereinigerhandwerks offen zu legen sei. Dieses Muster war dem Download nicht beigefügt. Ein Bieter reichte ein Angebot ein, dessen Kalkulation geringfügig von den Kalkulationsvorgaben des Auftraggebers abwich. Grund hierfür war, dass der Bieter bei seiner Internetrecherche auf ein anderes Muster des Handbuchs gestoßen war, als sie der Auftraggeber zu Grunde gelegt hatte. Der Auftraggeber schloss das Angebot des Bieters aus.

Die Vergabekammer Bund erachtete den Ausschluss als unzulässig und setzte das Vergabeverfahren in den Zeitpunkt vor dem Ausschluss zurück. Der Ausschluss sei schon deshalb unzulässig, weil der Auftraggeber nicht die gesamte Kalkulationsvorgabe online zum freien und ungehinderten Download bereitgestellt habe. Damit habe der Auftraggeber gegen seine Obliegenheit aus § 41 Abs. 1 VgV verstoßen.

Damit zeigt sich einmal mehr, dass Auftraggeber darauf achten müssen, sämtliche Vergabeunterlagen, die für das Angebot des Bieters verlangt werden, unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt online unter einer Internetadresse/einem Hyperlink verfügbar zu machen. Dies gilt selbst für Unterlagen, die an anderer Stelle heruntergeladen/bezogen werden können, ohnehin branchenbekannt oder aber noch nicht fertig sind.