Ordnungsgemäße Einberufung der Gemeinderatssitzung
Nach § 36 Abs. 3 S. 1 SächsGemO setzt die ordnungsgemäße Einberufung einer Gemeinderatssitzung voraus, dass die „für die Beratung erforderlichen Unterlagen beizufügen“ sind. Nach ständiger Rechtsprechung des Sächsischen Oberverwaltungsgerichts (OVG) sind erforderlich im Sinne dieser Regelung diejenigen Unterlagen, die zur Vorbereitung der Gemeinderäte auf die bevorstehende Sitzung, zur Bildung einer (vorläufigen) Meinung und gegebenenfalls zur Vorberatung in den Fraktionen oder sonstigen Gruppierungen benötigt werden. Welche Unterlagen dies betrifft, lasse sich nicht allgemein, sondern nur nach der Art des jeweiligen Verhandlungsgegenstandes, insbesondere seiner Komplexität und Tragweite bestimmen, wobei auf den Informationsbedarf eines verständigen Gemeinderates abzustellen ist, der sich im Rahmen seiner „uneigennützig und verantwortungsbewusst auszuübenden ehrenamtlichen Tätigkeit jedenfalls in den wichtigen Angelegenheiten der Gemeinde auf dem Laufenden hält“.
Unter Anwendung dieser Grundsätze geht der für das Kommunalabgabenrecht zuständige 5. Senat des OVG davon aus, dass es für die Beschlussfassungen über Beitragssatzungen erforderlich ist, eine Globalberechnung oder zumindest eine Kalkulationsgrundlage zu übermitteln (Urteil vom 16.05.2007, AZ: 5 D 11/04). Bei personeller Identität des Gremiums sei aber auch nicht zu beanstanden, wenn Unterlagen, die den Gemeinderäten bereits übersandt worden sind, der Tagesordnung nicht erneut beigefügt werden. In diesem Fall muss aber in der Einladung auf die bereits erhaltenen Unterlagen hingewiesen werden.
In einem aktuellen Eilverfahren über die Bestellung des Geschäftsführers einer gemeindlichen GmbH geht der für das Kommunalrecht zuständige 4. Senat davon aus, dass insbesondere bei einem in außergewöhnlicher Weise durchgeführten Auswahl- und Bewerbungsverfahren ein gegenüber anderen Personalentscheidungen deutlich erhöhter Informationsbedarf der Gemeinderäte besteht. Das OVG hält es aber nicht für zwingend erforderlich, den Gemeinderäten Kopien des vorgesehenen Anstellungsvertrages zu übersenden. Den gesetzlichen Anforderungen an die Übersendung der erforderlichen Unterlagen i.S.v. § 36 Abs. 3 S. 1 HS 2 SächsGemO könne auch durch eine hinreichend begründete Beschlussvorlage oder durch einen Aktenvermerk entsprochen werden. Dadurch könnte auch der Gefahr der unkontrollierten Verbreitung von vertraulichen Vertragsinhalten begegnet und den gesetzlichen Anforderungen zum Schutz des öffentlichen Wohls und der berechtigten Interessen Einzelner entsprochen werden (Beschluss vom 28.07.2009, AZ: 4 B 406/09).
Die beiden vorliegenden Entscheidungen geben keine abschließende und für die tägliche Praxis zufriedenstellende Antwort auf die Frage, welche Unterlagen der Einladung zu einer Gemeinderatssitzung beizufügen sind. In Zweifelsfällen sollte nicht darauf vertraut werden, dass entsprechend der Rechtsprechung des 4 .Senats eine ausreichend begründete Beschlussvorlage die Vorlage entsprechender Unterlagen entbehrlich macht. Vorsorglich sollten – vorbehaltlich eines entgegenstehenden öffentlichen Wohls oder berechtigter Einzelinteressen – die Unterlagen beigefügt werden. Dabei kann auf früher bereits übersandte Unterlagen hingewiesen werden.
